Digital anstatt zweidimensional

(13.04.2021) Akten und Belege, Rechnungen und Lieferscheine, Verträge und Urkunden, Bauanträge und Baupläne – im Eiderheim scannen Oliver Sievers und die Beschäftigten seit März 2020 vielerlei Unterlagen bis zu einer Größe von DIN A0. Erster Kunde war die Abteilung für Bau und Liegenschaften des Landesvereins, doch mittlerweile kommen auch externe Kunden hinzu.

Auch wenn Corona den Startschuss ein bisschen verzögert hat: Mittlerweile haben wir immer mehr zu tun und erleben, dass unsere Prozesse gut funktionieren“, erklärt Oliver Sievers, Diplom-Maschinenbauer, der bis Anfang 2020 in der Druckerei des Eiderheims gearbeitet hat. 14 Beschäftigte leitet er an. Je nach Auftragslage und individuellen Fähigkeiten führen einige von ihnen weiterhin auch Industriearbeiten durch. „Die Abläufe sind komplex, denn die Scans müssen sorgfältig vorbereitet werden.“ Die Beschäftigten lösen Büro- und Heftklammern aus den Unterlagen, entfernen Heftstreifen, Klarsichtfolien und Post-it-Aufkleber und kennzeichnen Spezialformate. Ganz wichtig ist es, dass dabei die Reihenfolge der einzelnen Papiere beibehalten wird, denn viele gehen nach Abschluss des Auftrags an die Auftraggeber*innen zurück. „Einfacher ist es natürlich, wenn wir die Dokumente anschließend in unsere Aktenvernichtung nebenan geben können“, sagt Oliver Sievers.

Vor Beginn der neuen Aufgaben hat er ein Formular entwickelt, auf dem genau dokumentiert wird, wer welche Tätigkeit wann durchgeführt hat. Das gewährleistet den Auftraggeber*innen jederzeit die Nachvollziehbarkeit der Arbeit, auch können Fehler schnell entdeckt und rückverfolgt werden. „Natürlich arbeitet die Scan-Dienstleistung zu hundert Prozent datenschutzkonform“, ergänzt Martin Krumm, Leiter des Werkstattbereichs im Eiderheim. „Alle Unterlagen sind geschützt vor fremder Einsichtnahme. Uns kommt hier zugute, dass wir langjährige und gute Erfahrungen in der Aktenvernichtung haben, was datenschutzkonforme Prozesse angeht.“ Die digitalen Daten werden auf einem eigenen, ausschließlich den Scan-Dienstleistungen vorbehaltenen Server gespeichert und nach Abschluss der Arbeiten, wenn die Auftraggeber*innen ihren Stick, DVDs oder externe Festplatten erhalten haben, gelöscht. Auch das wird in der Dokumentation festgehalten. Die Kund*innen bekommen mit der Schlussrechnung ein Duplikat der Dokumentation.

Zusammenarbeit mit der Bauabteilung

Einer der größten Aufträge ist zurzeit das Scannen von Bauplänen und -anträgen für die Abteilung Bau und Liegenschaften des Landesvereins. Eine Aufgabe, die durch die vielen unterschiedlichen Formate der Papierstücke große Aufmerksamkeit erfordert. Stefan Güttler, Leiter der Abteilung, schätzt, dass die Digitalisierung erst in etwa zwei Jahren abgeschlossen sein wird. Er und die Kolleg*innen haben schon jetzt die Erfahrung gemacht, dass die digitale Version der Unterlagen Arbeit rationalisiert: Baupläne können im mobilen Arbeiten – sei es von der Baustelle oder von Zuhause – leicht eingesehen werden. Zudem können mehrere Mitarbeitende gleichzeitig an den Vorgängen arbeiten, wie Sabine Kranefoed aus der Bauabteilung berichtet. 

„Neben den großen Plänen der Bauabteilung, die oft mit Notizen gespickt sind, sind Urkunden ein weiteres Sondergebiet“, sagt Oliver Sievers. „Wichtig ist etwa, dass bei Kaufverträgen von Immobilien die Schnur, mit der die Kaufverträge zusammengehalten werden, und das Siegel nicht beschädigt oder gar abgeschnitten werden. Die Verträge verlieren sonst ihre Gültigkeit.“ Deshalb hat der Gruppenleiter die Beschäftigten in den Scan-Dienstleistungen intensiv darin unterwiesen, bei allen Unsicherheiten in der Bearbeitung nachzufragen. 

Die Akquise liegt in den Händen von Roland Klein, Abteilungsleiter des Bereichs Halle 1, zu dem unter anderem die Scan-Dienstleistungen und die Aktenvernichtung gehören. „Mittlerweile arbeiten wir für weitere Kunden: Wir planen für die Pflegewohnanlage im Eiderheim, die Pflegedokumentation zu scannen, für eine große Entsorgungsfirma, die schon lange zum festen Kundenstamm des Eiderheims gehört, scannen wir Alt-Akten und bekommen von einem für uns tätigen EDV-Dienstleister weitere Kunden vermittelt“, berichtet er. Es spricht sich also allmählich rum. 

Einzigartiges Angebot im Raum Kiel

Roland Klein war es, der im Rahmen seiner sonderpädagogischen Zusatzausbildung Scan-Dienstleistungen in einer Berliner Behindertenwerkstatt kennengelernt hatte. Da es im Kieler Umland bis dato kein derartiges Angebot einer Werkstatt in der Größenordnung gab, entwickelte er mit Martin Krumm die Idee für das Eiderheim weiter. „Unsere Aufgabe als Werkstatt- beziehungsweise Abteilungsleiter ist es“, so Martin Krumm, „dafür zu sorgen, dass wir passgenaue Arbeitsangebote für unsere Beschäftigten machen können – je breiter wir aufgestellt sind, desto besser.“ Beide Kollegen fuhren damals nach Berlin und ließen sich in der Einrichtung genau zeigen, welche Arbeitsschritte durchgeführt werden. „Die Kunst liegt darin, die Arbeit klein zu denken, so dass viele Beschäf-
tigte daran beteiligt sind.“ Martin Krumm garantiert durch die richtige Auswahl der auf dem Markt erhältlichen Software dafür, dass gescannte Belege etwa auch einer steuerlichen Prüfung standhalten. „Unsere Arbeit hat Hand und Fuß – auf ganzer Linie. Das Eiderheim ist TÜV-zertifiziert, so dass unsere Kundinnen und Kunden erstklassige Leistungen bekommen“, ergänzt er.